¿Sabes quién debe solicitar la inscripción al RFC de los trabajadores? Si te has hecho esta pregunta, probablemente estás dando tus primeros pasos como empresario. Pero, más importante aún, seguramente estás involucrándote en el ámbito de los trámites fiscales en carácter de patrón. ¡Felicidades! En Consulty, celebramos tu éxito con esta guía completa en la que conocerás la importancia de tramitar la clave RFC de tus empleados y el paso a paso de cómo realizarlo. Sigue leyendo y toma nota.
¿Por qué debo inscribir a mis empleados al RFC?
En primer lugar, por razones legales. De acuerdo con el artículo 27 del Código Fiscal de la Federación, las personas que hagan cierto tipo de pagos derivados de una relación laboral están obligadas a solicitar la inscripción del prestador de servicios al Registro Federal de Contribuyentes. Entre estos pagos, se incluyen:
- Remuneraciones: sueldos, salarios, bonificaciones, comisiones, etc.
- Ingresos: intereses, dividendos, alquileres, etc.
- Honorarios: pagos a profesionales independientes cuando optan por pagar el ISR bajo el régimen de actividades empresariales y profesionales.
- Anticipos: adelantos de dinero otorgados antes de la fecha de pago regular.
- Ingresos por acciones: ingresos obtenidos por ejercer la opción otorgada por un empleador para adquirir acciones o títulos de valor que representen bienes.
Según establece el artículo 94 de la Ley de Impuesto sobre la Renta, el personal que puede percibir estos pagos abarca desde trabajadores del Estado, miembros de sociedades cooperativas de producción y miembros de consejos directivos, hasta administradores, comisarios, gerentes generales y, básicamente, cualquier persona física. Por lo tanto, toda vez que contrates personal que no esté dado de alta en el padrón de RFC, eres tú quien debe llevar a cabo el proceso de inscripción.
Cómo inscribir a mis empleados al RFC: guía completa.
La inscripción debe realizarse cuando se inicie la relación laboral y antes de emitir el primer pago de salario. El proceso puede ser presencial o en línea; sin embargo, en ambos casos, te recomendamos buscar acompañamiento profesional para realizar tu trámite con rapidez y fiabilidad. Aunque parece sencilla, la solicitud debe cumplir con criterios específicos de formato para recibir el visto bueno del Servicio de Administración Tributaria. Sin embargo, con ayuda de nuestra guía, conocerás los aspectos básicos para solicitar la inscripción exitosamente desde la comodidad de tu hogar u oficina.
- Ingresa al portal del SAT y selecciona la sección de “Servicios por internet”.
- Selecciona la opción “Servicio o solicitudes” y haz clic en “Solicitud”.
- Ante ti ahora tienes un formulario. Primero elige tu trámite que quieres hacer; en este caso, es “Inscripción de asalariados”.
- Llena el resto del formulario con ayuda de la ficha 40 del Código Fiscal de la Federación. Esta ficha te orientará para capturar la información correctamente, así como para generar el archivo TXT que usarás más adelante.
IMPORTANTE: Recuerda que en el cuadro del formulario titulado “Descripción” deberás adjuntar tu “Manifestación bajo protesta de decir verdad”. Esta declaración debe ser simple e incluir tu información básica. Aquí te dejamos un ejemplo:
“Yo, (nombre completo), con RFC 000000000000 y CURP 000000000000000000, manifiesto bajo protesta de decir la verdad que reconozco la relación laboral que existe con los trabajadores por los que solicito la inscripción en el RFC conforme a la relación del archivo TXT”.
En el caso de las personas morales, la manifestación es exactamente igual, excepto que también incluye los datos del representante legal seguidos de los del representado:
“Yo, (nombre completo), con RFC 000000000000 y CURP 000000000000000000, en representación de la moral (nombre de la persona moral), con RFC 000000000000, manifiesto bajo protesta de decir la verdad que reconozco la relación laboral que existe con los trabajadores por los que solicito la inscripción en el RFC conforme a la relación del archivo TXT”.
¿Cómo genero el archivo TXT para la inscripción al RFC?
Una vez que has llegado al quinto paso de la guía maestra de Consulty, debes generar el archivo TXT que tanto hemos mencionado. Para hacerlo, abre Excel y escribe la siguiente información de columna en columna:
- Clave CURP a 18 posiciones
- Primer apellido del trabajador
- Segundo apellido (este no es obligatorio)
- Nombre(s)
- Fecha de ingreso en formato DD/MM/AAAA
- Marca del indicador de ingresos (conoce la que necesitas consultando la ficha 40).
- Clave RFC del patrón a 12 o 13 posiciones.
- Correo electrónico válido de la persona asalariada o del patrón.
- Número telefónico válido de la persona asalariada o del patrón.
Toma en cuenta que tu tabla de Excel sólo debe contener la información que te indicamos, sin títulos de columna u otros datos. Una vez que tengas la información de tus trabajadores, guarda el documento. Éste deberá tener por nombre tu RFC seguido de la fecha en que envías la solicitud en formato DD/MM/AAAA. Finalmente, añade un guion bajo y coloca un número que identifique el número consecutivo del archivo que estás realizando; si es el primero, será “01”. Luego de nombrar tu archivo, guárdalo en formato “Texto (delimitado por tabulaciones) (*.txt)”.
Estamos por terminar. Para darle el acabado final al archivo TXT, ábrelo con el Bloc de notas de tu computadora, o bien, a través de Wordpad. Ahí, deberás reemplazar los espacios entre datos con pipes, es decir, este símbolo: “|”. Por último, guarda el documento, comprímelo en formato ZIP ¡y listo! Volviendo al formulario, sólo te queda adjuntar el archivo TXT y, en la “Descripción del archivo”, escribir exactamente el nombre del archivo. Una vez que envíes tu solicitud, el portal del SAT te dará un acuse con un número de folio para darle seguimiento a tu trámite.
Acompañamiento profesional: clave para cumplir ante el SAT
Ahora no sólo sabes quién debe solicitar la inscripción al RFC de los trabajadores; también has aprendido que inscribir a tus colaboradores al RFC es un trámite sencillo. Sin embargo, su práctica puede ser engorrosa y confusa, sobre todo cuando la nómina comienza a crecer. Además, un error en el formato o en el formulario puede retrasar tus actividades, generando dificultades administrativas y hasta financieras. Recordemos que, si un trabajador no es debidamente registrado, su patrón puede enfrentar desde multas y recargos fiscales, hasta la suspensión de sus actividades comerciales y el veto de licitaciones públicas.
Si estás por arrancar un negocio o formalizar una empresa, lo mejor que puedes hacer es buscar asesoría fiscal especializada. Y para eso está Consulty, despacho reconocido a nivel nacional por su acompañamiento personalizado en materia de trámites ante el SAT. Durante más de 20 años, hemos fomentado la formalización de cientos de empresas mexicanas mediante una metodología de trabajo eficaz y transparente. Contáctanos ya y descubre cómo optimizar tus finanzas de la mano del mejores abogados y contadores del país. Consulty, hagamos cuentas hoy.
